Welkom bij onze blogserie #aleapforward. We onderzoeken in deze blogserie samen met klanten en experts wat de uitdagingen van vandaag betekenen voor organisaties en de werkomgeving, nu en naar de toekomst. Een open verkenning naar de toekomst van werken, de werkplek en onze werkstijlen. In deze blog de case van Zorg en Zekerheid.
Zorg en Zekerheid
Zorg en Zekerheid, gehuisvest in Leiden, is al bijna 200 jaar de regionale zorgverzekeraar in de driehoek tussen Den Haag, Utrecht en Amsterdam. Zorg en Zekerheid maakt zich hard voor toegankelijke en betaalbare zorg; de zorg staat centraal in alle keuzes die Zorg en Zekerheid maakt. Dit vertaalt zich in continu investeren in de kwaliteit van de dienstverlening, korte lijnen met zorgverleners, werken zonder winstoogmerk en het investeren in lokale initiatieven die de gezondheid bevorderen.
Toegankelijk zijn, betekent ook dat Zorg en Zekerheid in haar organisatie investeert. Innovatie in de zorg betekent immers ook innovatie in de manier van samenwerken, in het contact en de verbindingen met klanten en stakeholders en met en tussen de medewerkers.
De afgelopen jaren heeft Zorg en Zekerheid geïnvesteerd in het vergroten van wendbaarheid: Goed, en met de constante kwaliteit, blijvend kunnen inspelen op veranderingen in de markt, op nieuwe zorgvragen en –oplossingen en op nieuwe samenwerkingsvormen in de keten van zorgverlening. Dit heeft Zorg en Zekerheid onder meer gedaan door te investeren in nieuwe werkvormen zoals Agile werken, cross-team samenwerken, zelforganiserende teams en het leiderschap dat daarbij hoort. Deze ontwikkelingen vertaalden zich door naar het project Anders Werken; het herinrichten van de werkomgeving.
Anders Werken
Anders Werken staat voor prettig en effectief samenwerken op een geheel vernieuwde werkplek. Zowel het vernieuwen van de fysieke werkomgeving als de IT-werkomgeving maakt onderdeel uit van het project Anders Werken bij Zorg en Zekerheid. Daarnaast is investeren in de mindset en de manier van samenwerken onderdeel van Anders Werken. Agile werken, zelforganisatie en wendbaarheid is immers een kwestie van gedrag en werkpatronen aanpassen. De fysieke werkplekken op het hoofdkantoor bij Zorg en Zekerheid en de IT werkomgeving zijn zo ingericht dat ze de wendbare manier van werken maximaal ondersteunen. ‘En met maatwerk en nuance daarbij’, vertelt Emile van der Linde, Divisiemanager Beheer bij Zorg en Zekerheid. ‘In ons werkconcept en kantoor is nadrukkelijk rekening gehouden met de werkstijlen van alle collega’s: Van commercie tot administratieve werkzaamheden tot HR en het werk van onze zorg professionals; er is rekening gehouden met alle werkdynamieken en manieren van samenwerken bij het kiezen van oplossingen in onze vernieuwde werkomgeving’.
We spraken met Emile van der Linde over Anders Werken en wendbaarheid in de context van de coronacrisis. Een periode waarin alles in hoog tempo veranderde en maximale wenbaarheid wordt gevraagd.
En toen kwam de coronacrisis…
“Terwijl wij druk doende waren om de laatste werkverdieping in gereedheid te brengen voor de divisie Zorg (lees: afronden verbouwing), net nadat we de laatste teamworkshops over Anders Werken en wendbaarheid met collega’s hadden afgerond, net voordat we de eerste ervaringen over het werken in ons nieuwe kantoorconcept wilden evalueren, kwam het besluit van het kabinet dat we thuis gingen werken. Hoewel wij er maximaal klaar voor waren ons vernieuwde kantoor volledig en met enthousiasme in gebruik te nemen, werd een andere beweging van ons gevraagd; het organiseren van thuis samenwerken met alle collega’s.”
Van werken op een nieuwe werkplek met alle faciliteiten naar de thuiswerkplek
“En dat was best even spannend. Op 13 maart viel het ‘thuiswerk besluit’ en binnen 2 dagen werkte iedereen thuis met elkaar. Dat we met Anders Werken al geïnvesteerd hadden in de nieuwe IT werkplek, was hierbij ons geluk. Uiteraard was dit gebaseerd op onze visie op de toekomst, maar deze coronacrisis kon niemand voorzien. Als we niet geïnvesteerd hadden in onze infrastructuur, in de uitrol van laptops en nieuwe hedendaagse functionaliteiten en technologie hadden we een veel grotere uitdaging gehad. En daarbij is een ongekende vorm van wendbaarheid en teamwork in onze organisatie getoond. Bij alle afdelingen, in ons corona-crisisoverleg met de divisiemanagers, HR en Communicatie en ook in onze IT organisatie. Die wendbaarheid van mensen is mooi. Er kwamen ideeën los, we maakten snel instructiefilmpjes, ik zag echte cross-team samenwerking en heb echt teamwork ervaren. Dat maakt me trots.”
Fit for the future
Heeft Zorg en Zekerheid daarmee de doelstellingen op het gebied van wendbaarheid gerealiseerd? “We hebben in een week een enorme stap in onze toekomst gezet. En uiteraard gaan we door met onze projecten en blijven we investeren in ons leiderschap naar de toekomst en nieuwe manieren van werken. We blijven immers wendbaarheid vragen van onze medewerkers en er zal constant vernieuwing van ons gevraagd worden. Bovendien zijn we nog niet uit deze coronacrisis en werksituatie. Maar ik kan absoluut zeggen dat we een stap hebben gemaakt samen met alle collega’s. Ook die collega’s die altijd zeiden; ‘thuiswerken is niets voor mij’. We hebben met elkaar een hele andere realiteit ervaren en die nemen we straks weer mee terug naar kantoor. En dat is enorm bruikbaar, bijvoorbeeld bij onze eindejaar campagne waarbij we gewend zijn onze contact centers behoorlijk op te schalen. We kunnen de lessen van vandaag daarin heel goed meenemen.”
“Uiteraard blijft onze kern daarbij om onze verzekerden van goede zorg te voorzien. Daarin hebben we een grote maatschappelijk rol. En ook daarin is wendbaarheid getoond in deze tijden. In de gehele markt. Alle zorgverzekeraars hebben hun krachten gebundeld om zorgverleners in het gehele land maximaal te ondersteunen. Ook dat is een prachtig voorbeeld van wendbaar kunnen zijn. Onze medewerkers hebben daar vanuit de nieuwe werkstituatie allemaal aan bijgedragen.”
Het werkconcept is een fit
“Wat heeft bijgedragen aan de goed werkende en flexibele werkomgeving die nu de basis vormt voor het thuis samenwerken, is de wijze waarop ons werkconcept zich de afgelopen twee jaar heeft gevormd. Uiteraard langs een georganiseerd proces, maar met aandacht voor die nuance en het maatwerk voor divisies dat ik al eerder noemde. En dat leidt tot acceptatie. Als ik er achteraf op terugkijk is het geen geforceerd traject geweest. Niet ‘activiteit gerelateerd werken’ of ‘flexen’ als een keurslijf. Niet een traject dat ons vanuit een facilitaire visie is opgelegd. We hebben het concept geleidelijk met onze mensen en managers vormgegeven, in lijn met andere lopende verandertrajecten en het is ontstaan vanuit een behoefte. Onze werkomgeving past bij onze organisatie, nieuwe functies, onze visie op leiderschap, werken met alle generaties, digitalisering.”
“Wat ons hierin heeft geholpen is het opstellen van een aantal leidende principes. Dat vormde het anker waaraan we steeds de oplossingen hebben getoetst. Zowel wat betreft activiteit gerelateerd werken en de indeling van ons kantoor met nieuwe functies als samenwerk- en ontmoetingsplekken, dagstartplekken en brainstormruimten waar we ook met gasten en klanten gebruik van maken. Het concept past bij de diverse behoeften van onze medewerkers en de flow in de dag. We zullen het concept, nadat het volledig in gebruik is genomen, evalueren en mogelijk ook door ontwikkelen op basis van de nieuwe inzichten van nu. Maar tot zover past het ons als een jas. Het investeren in de flexibiliteit naar de toekomst, heeft ons ook vandaag de dag enorm geholpen.”
“Belangrijk vind ik hierbij om te vermelden dat ook in het design en de stijl de juiste toon is gekozen. Het kantoor is modern, fris en transparant en heeft een fijne kleurstelling. Daar is iedereen ook heel blij mee. Het past ons en onze cultuur. Het is representatief voor Zorg en Zekerheid en niet over the top.”
Straks weer terug naar kantoor
“Terug naar kantoor, zodra dat weer kan. De thuiswerkervaringen zijn daarbij heel bruikbaar. Het is enorm belangrijk dat we hebben ervaren dat ‘thuis’ werkt. Maar wellicht is ook wel extra duidelijk geworden waar we elkaar nodig hebben. Dat het dus juist fijn is ook naar kantoor te gaan en elkaar te ontmoeten. We zijn uiteraard druk bezig met de voorbereidingen van het 1,5 meter kantoor. En dat lijkt prima te passen bij de opzet van ons kantoor. We zullen uiteraard niet allemaal tegelijk naar kantoor terug gaan. Maar het concept biedt ruimte, voldoende capaciteit, voldoende afgesloten werkruimten en diversiteit in werkplekken, ook voor online meetings. Ik verwacht dat we met duidelijke werkafspraken, heldere communicatie en enkele aanpassingen een heel eind komen met het 1,5 kantoor. Zonder grote verhuizingen, opslag van spullen en aantasting van ons concept en visie op werken.”
De toekomst van werken en het kantoor
“Eén ding is zeker, we gaan niet terug naar het oude werken. De flexibiliteit blijft. Ook denk ik dat onze flexfactor zo blijft. Minder capaciteit creëren nu voelt niet prettig. Ons concept is er juist op gericht je thuis te voelen op kantoor. Die uitnodiging moet blijven staan. Voor alle medewerkers. We zullen dus en thuiswerken en werken op kantoor faciliteren. De te krappe kantoorconcepten waren al niet erg vriendelijk naar medewerkers toe. Daar hebben we dus ook nooit voor gekozen. We zorgen voor onze klanten, maar ook voor elkaar.”
“Wat ik niet zou willen is een vast thuiswerkdag of –dagen voor mensen. Dat past immers niet bij flexibiliteit en wendbaarheid. Het gaat om samenwerken aan resultaten. Samen voor de klant. Ook voor managers betekent dit het inrichten van de juiste checks en balances. Wat ons daarin helpt is dat we ons business plan door vertalen naar het niveau van onze medewerkers. Het gaat dus steeds om je bijdrage als medewerker. Alle puzzelstukken waar we de afgelopen jaren in hebben geïnvesteerd en waar we in blijven investeren vallen zo op hun plek. En ons werk- en kantoorconcept is daar een zeer belangrijk onderdeel in.”
